BauMonitoring – Leistungsbild
Die hier aufgeführten Richtlinien basieren auf relevanten und etablierten Gesetzen, Normen und Durchführungsverordnungen. Sie stellen die oberste Gliederungsebene dar. Zur Durchführung eines qualifizierten Monitorings sind zwingend die Details der zugrundeliegenden Referenzen zu beachten. Da jedes Projekt und jedes Projektteam unterschiedlich ist, müssen die Prüfungsschwerpunkte dementsprechend risikoorientiert und in Absprache mit dem Auftraggeber angepasst werden. Das BauMonitoring sollte von einer ausreichend erfahrenen Person verantwortlich durchgeführt werden. Neben einer entsprechenden Ausbildung sollten die unten aufgeführten Sachverhalte vertraut sein.
Alle Prüfungsschritte und Stichproben müssen hinreichend dokumentiert werden. Ziel des BauMonitorings ist es nach einem vergleichbaren Standard ein aussagekräftiges Projektrating zu erzeugen.
Unser Leistungsbild vereint in seiner Methodik quantitative und qualitative Ansätze. Es gliedert sich in 8 Themenkomplexe und 3 Projektphasen.
Phase 1 | Planungs- und Vorbereitungsphase
I. Organisation
A) Erstellung eines Initialberichts, welcher eine Grundlagenprüfung nach Sichtung der durch die finanzierende Bank und/oder den Investor bereitgestellten Unterlagen (Bestandsaufnahme) beinhaltet und als Grundlage für die erste Auszahlung von Kreditmitteln an den Investor und das laufende Monitoring dient: Kernaussagen zur Machbarkeit der Kategorien I. Organisation, II. Qualitäten, III. Kosten (Beachtung des
Proportionalitätsprinzips), IV. Termine, V. Vergabe/Verträge, VI. Risikomanagement , VII. Versicherungen, VIII. Vermarktung und IX. Nachhaltigkeit (Entwurf). Dies erfolgt stets und sofern zielführend unter Anwendung wesentlicher Kennzahlen mit standardisierter Herleitung, Risikoklassifizierung und zukünftiger Risikoeinschätzung anhand vollständiger, präziser und aktueller Daten, sowie dem Einsatz von Analytik
und Visualisierungen.
B) Überprüfung der Gesamtorganisation des Projekts in seinen Führungsfunktionen
C) Teilnahme an und/oder Überprüfung von Projektbesprechungen inkl. anschließender Plausibilitätsprüfung der Protokolle des Verkäufers bzw. sonstigen Dritten.
D) Überprüfung der digitalen Sortierung allgemeiner Objektunterlagen.
E) Außerordentliche Mitteilung über organisatorische Angelegenheiten, welche sich potenziell negativ auf das Vorhaben und/oder dessen Investitionswert auswirken.
F) Überprüfung des Änderungsmanagements.
G) Überprüfung der Funktionsfähigkeit der Aufbau- und Ablauforganisation des Investors durch Plausibilisierung der Organisationsstrukturen und -aufbauten, Prozesse und relevanten Workflows, die aufzeigen, dass der Investor in der Lage ist, das Projekt durchzuführen.
H) Laufende Plausibilisierung von Entscheidungsvorlagen und Freigaben im Rahmen des Änderungsmanagements, in Bezug auf Abweichungen vom Bestellwert (Kosten, Termine u. Qualitäten), mit Entscheidungsdokumentation.
II. Qualitäten
A) Überprüfung der Situation zur Erlangung behördlicher Genehmigungen und Bewilligungen.
B) Überprüfung der Nachhaltigkeits- und Zertifizierungsprozesse.
C) Plausibilisierung qualitätsrelevanter Dokumente mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z. B. Darlehensvertrag und/oder funktionale Leistungsbeschreibung).
D) Plausibilisierung der Bedarfsplanung und des Planungsstands, sowie Überprüfung der Qualität im Hinblick auf Übereinstimmung mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z. B. Darlehensvertrag und/oder funktionale
Leistungsbeschreibung).
E) Plausibilisierung der Bau- und Mieterausbaubeschreibungen (z. B. Einhaltung der DIN Normen, der anerkannten Regeln der Technik und/oder einschlägigen Vorschriften.
III. Kosten
A) Plausibilisierung der finalen Baukostenschätzung inkl. Baunebenkosten.
B) Plausibilisierung von Kostenstruktur, Kostenentwicklung, Kostenansätzen, Kostenabweichungen und Investitions- und Nutzungskosten inkl. Budget für die Risikovorsorge (Baureserve/Unvorhergesehenes).
C) Überprüfung, ob die Kostenstruktur und die Abrechnungsmodalitäten so aufgestellt sind, dass die Projektleitung und/oder Projektsteuerung in der Lage ist, das Projekt zukunftsweisend zu koordinieren und bei Abweichungen frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
D) Überprüfung der Kostensteuerung.
E) Überprüfung der Projektbuchhaltung für den Mittelabfluss.
F) Plausibilisierung von Mehr- und Minderkostenansprüchen aus Änderungswünschen und/oder Nachträgen.
G) Plausibilisierung von Cashflow-Modellen.
IV. Termine
A) Überprüfung der Struktur der wesentlichen und vertragsrelevanten Terminpläne und Meilensteine.
B) Plausibilisierung der Vergabetermine.
C) Plausibilisierung des Bauablaufplans.
D) Erstellung eines Monitoring-Terminplans zur Gegenüberstellung und Plausibilisierung von Terminplänen aus den Verträgen diverser Stakeholder.
E) Außerordentliche Mitteilung über terminliche Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
V. Vergaben/Verträge
A) Überprüfung der Vergabe- und Vertragsstruktur (z. B. Übernahme von Fristen, Klauseln und/oder Bonus-Malus-Regelungen) in Bezug auf Durchführbarkeit und mögliche Konflikte aus Schnittstellen zu Kostenaufstellungen und Terminplänen (Begrenzung auf maßgebliche Verträge, wie z. B. Planerverträge, Projektverträge, Bauverträge,
Nachbarverträge und/oder Maklerverträge).
B) Überprüfung objektbezogener Verträge hinsichtlich technischer Belange zur Unterstützung der juristischen Vertreter des Investors.
C) Plausibilisierung von Leistungsverzeichnissen mit der Baubeschreibung.
D) Überprüfung der frühzeitigen Ausschreibung von Dienstleistern (z. B. Facility Management).
E) Überprüfung des Vertragsmanagements sowie des partnerschaftlichen Ansatzes zwischen den Projektparteien.
F) Überprüfung, ob alle für die Erschließung des Projektes notwendigen Dienstbarkeiten grundbuchrechtlich eingetragen sind.
G) Außerordentliche Mitteilung über vergabe- und/oder vertragstechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
H) Überprüfung, ob Voraussetzungen zur Übernahme des Kaufgegenstands erfüllt sind (z. B. Überprüfung der zu übergebenden Unterlagen auf Vollständigkeit).
I) Überprüfung des Kaufvertrags hinsichtlich technischer Belange.
VI. Risikomanagement
A) Überprüfung der Konzeption des Risikomanagements des Investors in der Zuordnung von Verantwortung, Struktur, Kostenüberschreitung, Vertragsabweichung (Kosten, Termine u. Qualitäten) in Bezug auf die Zieleinhaltung sowie die Integration in das vorhandene Berichtswesen.
B) Überprüfung des Konfliktmanagements.
C) Außerordentliche Mitteilung über Angelegenheiten zum Risikomanagement, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
VII. Versicherungen
A) Überprüfung des Versicherungskonzepts sowie -umfangs der beteiligten Firmen.
B) Außerordentliche Mitteilung über versicherungstechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
VIII. Vermarktung
A) Plausibilisierung der Zusammenstellung von Käufer- und Mieteranforderungen.
B) Überprüfung von Flächenangaben der Miet- und Nutzflächen.
C) Außerordentliche Mitteilung über vermarktungstechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
D) Plausibilisierung des Vermarktungsplans inkl. Schnittstellen.
IX. Nachhaltigkeit
A) Überprüfung der Übereinstimmung mit rechtlichen Vorgaben (z.B. GEG).
B) Überprüfung der für das Projekt gesetzten Nachhaltigkeitsziele im Hinblick auf Vermarktungsfähigkeit.
C) Überprüfung der Übereinstimmung der Planung mit Anforderungen aus bezogenen Strategien (Fondsstrategie, Unternehmensstrategien) mit Bezug auf Nachhaltigkeit.
D) Plausibilisierung des Pre-Assessments einer Zertifizierung.
E) Prüfung der Verträge hinsichtlich der Aufgaben der Planungsteams bei einer Zertifizierung.
F) Überprüfung der Kostenschätzung im Hinblick auf die Erhöhung des Zertifizierungsziels.
G) Überprüfung der Planung hinsichtlich Konformität mit der EU-Taxonomie.
Phase 2 | Ausführungsphase (Monats-/Quartalsbericht)
I. Organisation
A) Überprüfung der fortgeschriebenen Projektorganisation auf Rechtmäßigkeit, Konsistenz und Wirksamkeit.
B) Überprüfung der digitalen Sortierung allgemeiner Objektunterlagen.
C) Teilnahme an und/oder Überprüfung von Projektbesprechungen inkl. anschließender Plausibilitätsprüfung der Protokolle des Verkäufers bzw. sonstigen Dritten.
D) Überprüfung des Änderungsmanagements.
E) Außerordentliche Mitteilung über organisatorische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
F) Überprüfung der Gesamtorganisation des Projekts in seinen Führungsfunktionen.
G) Laufende Plausibilisierung von Entscheidungsvorlagen und Freigaben im Rahmen des Änderungsmanagements in Bezug auf Abweichungen vom Bestellwert (Kosten, Termine u. Qualitäten) mit Entscheidungsdokumentation.
II. Risikomanagement
A) Plausibilisierung der fortgeschriebenen qualitätsrelevanten Dokumente mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z. B. Darlehensvertrag und/oder funktionale Leistungsbeschreibung).
B) Durchführung von regelmäßigen Objektbegehungen (z. B. monatlich) zum Abgleich der Bauausführung mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z. B. Baubeschreibung, Bemusterung und allgemein anerkannten Regeln der Technik) sowie zur visuellen Aufnahme erkennbarer wesentlicher und systematischer Mängel (inkl. Fotodokumentation).
C) Teilnahme an und/oder Überprüfung von zentralen Käufer-Jour-Fixe am Tag der regelmäßigen Baubegehung (z. B. monatlich).
D) Überprüfung der monatlichen Leistungsstandmeldungen des Projektmanagements.
E) Überprüfung, ob Genehmigungsverfahren sowie Sachverständigenabnahmen der Planung entsprechen.
F) Außerordentliche Mitteilung über qualitative Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
G) Regelmäßige Überprüfungen (z. B. monatlich) zum Status der Mängelabarbeitung.
H) Plausibilisierung des vom Vermessungsingenieur zu lieferndem Aufmaß in Relation zu den (kaufvertraglich) geschuldeten Flächen.
I) Stichprobenhafte Überprüfung der Durchführung von Baumanagement-Aktivitäten (z.B. Einhaltung des Gesundheits- und Sicherheitsplans und/oder Baustellenzustand) während der Bauausführung.
J) Überprüfung der Dokumentation von relevanten Bedenken- und/oder Behinderungsanzeigen.
K) Überprüfung der Nachhaltigkeits- und Zertifizierungsprozesse.
L) Überprüfung der Voraussetzungen für die rechtsgeschäftliche Abnahme (visuelle Begutachtung hinsichtlich wesentlicher und systematischer Mängel).
M) Überprüfung, ob relevante Nachweise (z. B. Standsicherheit, Brandschutz und Wärmeschutz nach EnEV) und Gutachten (z. B. Bauphysik, Boden und Verkehr) vorliegen.
N) Laufende Plausibilisierung von Entscheidungsvorlagen und Freigaben im Rahmen des Änderungsmanagements in Bezug auf Abweichungen vom Bestellwerk (Kosten, Termine und Qualitäten) mit Entscheidungsdokumentation.
III. Kosten
A) Plausibilisierung von Cashflow-Modellen.
B) Plausibilisierung von Rechnungen.
C) Plausibilisierung der Methoden zur Ermittlung des Projektstatus.
D) Plausibilisierung von Nachtragsanmeldungen.
E) Überprüfung der Kaufvertragssumme infolge geänderter Leistungen (z. B. monatlich).
F) Außerordentliche Mitteilung über kostentechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
G) Überprüfung etwaiger Avale (z. B. Bauhandwerks-Sicherungsbürgschaften gem. § 959f BGB und/oder Zahlungsbürgschaften) sowie deren Laufzeit.
H) Plausibilisierung des fortgeschriebenen Kostensystems.
I) Überprüfung der weitergeführten Projektbuchhaltung für den Mittelabfluss.
IV. Termine
A) Überprüfung der Struktur der wesentlichen und vertragsrelevanten Terminpläne und Meilensteine.
B) Erstellung und/oder Weiterführung eines Monitoring-Terminplans zur
Gegenüberstellung und Plausibilisierung von Terminplänen aus den Verträgen diverser Stakeholder.
C) Außerordentliche Mitteilung über terminliche Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
D) Teilnahme an und/oder Überprüfung von Projektbesprechungen inkl. anschließender Plausibilitätsprüfung der Protokolle des Verkäufers bzw. sonstigen Dritten.
V. Vergaben/Verträge
A) Überprüfung des Vertragsmanagements sowie des partnerschaftlichen Ansatzes zwischen den Projektparteien.
B) Plausibilisierung der Vergabetermine.
H) Überprüfung objektbezogener Verträge hinsichtlich technischer Belange zur Unterstützung der juristischen Vertreter des Investors.
C) Außerordentliche Mitteilung über vergabe- und/oder vertragstechnische
Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
D) Teilnahme an und/oder Überprüfung der Leistungsabnahme sowie Benennung augenscheinlich erkennbarer Mängel hinsichtlich der kaufvertraglich geschuldeten Bauleistung, der Baugenehmigung sowie der Ausführungsplanung.
VI. Risikomanagement
A) Überprüfung der Konzeption des Risikomanagements des Investors in der Zuordnung von Verantwortung, Struktur, Kostenüberschreitung, Vertragsabweichung (Kosten, Termine u. Qualitäten) in Bezug auf die Zieleinhaltung sowie die Integration in das vorhandene Berichtswesen.
B) Überprüfung des Konfliktmanagements.
C) Außerordentliche Mitteilung über Angelegenheiten zum Risikomanagement, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
D) Plausibilisierung von Nachtragsanmeldungen.
VII. Versicherungen
A) Plausibilisierung der Versicherungsstruktur hinsichtlich des Projektfortschritts.
B) Plausibilisierung des ermittelten Wiederherstellungswerts nach § 15 PfandG.
C) Außerordentliche Mitteilung über versicherungstechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
D) Überprüfung der Erfüllung der in den Nutzerverträgen vereinbarten Ziele.
VIII. Vermarktung
A) Außerordentliche Mitteilung über vermarktungstechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
B) Plausibilisierung des prozentualen Vermietungsstands auf Grundlage der Angaben des Investors.
C) Überprüfung der Erfüllung der in den Nutzerverträgen vereinbarten Ziele.
IX. Nachhaltigkeit
A) Überprüfung der Ausführung hinsichtlich der in der Planung definierten Nachhaltigkeitsziele.
B) Überprüfung des Erfüllungsstandes der Zertifizierung.
C) Benachrichtigung des Bauherrn im Falle eines Risikos hinsichtlich der Zertifizierbarkeit bzw. Erreichung des angestrebten Levels.
D) Nachverfolgung der für die Erreichung eines bestimmten Levels in der Zertifizierung erforderlichen Maßnahmen.
E) Überprüfung der Ausführung auf Einhaltung der Anforderungen der EU-Taxonomie.
Phase 3 | Projektabschluss - und Übergabephase
I. Organisation
A) Erstellung eines Berichts nach Abschluss aller Leistungen samt Übergabe der Monitoring relevanten Grundlagen an den Auftraggeber in digitaler Form:
• Zusammenfassung aller Erkenntnisse aus den Projektüberprüfungen der relevanten Kategorien I. Organisation, II. Qualität, III. Kosten (Beachtung des Proportionalitätsprinzips), IV. Termine, V. Vergabe/Verträge, VI. Risikomanagement, VII. Versicherungen, VIII. Vermarktung und IX. Nachhaltigkeit (Entwurf). Dies erfolgt stets und sofern zielführend unter Anwendung wesentlicher Kennzahlen mit standardisierter Herleitung.
• Abschließende Risikoklassifizierung fortwährender Risiken anhand vollständiger, präziser u. aktueller Daten.
• Einsatz von Analytik und Visualisierungen.
B) Überprüfung der digitalen Sortierung allgemeiner Objektunterlagen.
C) Überprüfung der Gesamtorganisation des Projekts in seinen Führungsfunktionen.
D) Teilnahme an und/oder Überprüfung von Projektbesprechungen inkl. Anschließender Plausibilitätsprüfung der Protokolle des Verkäufers bzw. sonstigen Dritten.
E) Plausibilisierung vorliegender Gesamtbegutachtung der Bauausführung im Zeitraum zur Abnahme mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z.B. Baubeschreibung, Bemusterungen und allgemein anerkannten Regeln der Technik).
F) Durchführung von regelmäßigen Objektbegehungen zum Abgleich der Bauausführung mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z. B. Baubeschreibung, Bemusterungen und allgemein anerkannten Regeln der Technik.
II. Risikomanagement
A) Plausibilisierung von Berechnungen auf gif-Standards (Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V.).
B) Plausibilisierung der Abarbeitung/Freimeldung von Mängeln (Nachbegehung nach Freimeldung), welche während der Bauausführung und der Abnahme erkannt wurden.
C) Überprüfung des Dokumentationsprozesses bis zum Abschluss der Mängelbeseitigung.
D) Außerordentliche Mitteilung über qualitative Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
E) Überprüfung der monatlichen Leistungsstandmeldungen des Projektmanagements.
F) Überprüfung der Nachhaltigkeits- und Zertifizierungsprozesse.
G) Plausibilisierung vorliegender Gesamtbegutachtung der Bauausführung im Zeitraum zur Abnahme mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z. B. Baubeschreibung, Bemusterung und allgemein anerkannten Regeln der Technik).
H) Plausibilisierung des vom Vermessungsingenieur zu lieferndem Aufmaß in Relation zu den (kaufvertraglich) geschuldeten Flächen.
I) Überprüfung der Dokumentation von relevanten Bedenken- und/oder
Behinderungsanzeigen.
J) Überprüfung, ob Prüfprotokolle aller gesetzlich und behördlich vorgeschriebenen Nachweise und Gutachten sowie die für die Abnahme notwendigen Revisionsunterlagen und Dokumente (z. B. Baudokumentation) vorliegen und plausibel sind.
K) Durchführung von regelmäßigen Objektbegehungen zum Abgleich der Bauausführung mit Projektzielen und Herstellungspflichten (z. B. Baubeschreibung, Bemusterung und allgemein anerkannten Regeln der Technik).
III. Kosten
A) Überprüfung der Einhaltung aller Kostenstrukturen.
B) Plausibilisierung von Rechnungen.
C) Plausibilisierung der Methoden zur Ermittlung des Projektstatus.
D) Überprüfung etwaiger Avale (z. B. Bauhandwerks-Sicherungsbürgschaft gem. § 959f BGB und/oder Zahlungsbürgschaft) sowie deren Laufzeit.
E) Plausibilisierung der Kostenfeststellung/en des Generalplaners / der Objekt- und Fachplaner.
F) Überprüfung der Kaufvertragssumme infolge geänderter Leistungen (z.B. monatlich).
G) Außerordentliche Mitteilung über kostentechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
IV. Termine
A) Erstellung und/oder Weiterführung eines Monitoring-Terminplans zur
Gegenüberstellung und Plausibilisierung von Terminplänen aus den Verträgen der Stakeholder.
B) Außerordentliche Mitteilung über terminliche Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
V. Vergaben/Verträge
A) Plausibilisierung des Erfüllungsstands wesentlicher Verträge und geschuldeter Leistungen.
B) Überprüfung des Vertragsmanagements sowie des partnerschaftlichen Ansatzes zwischen den Projektparteien.
C) Überprüfung objektbezogener Verträge hinsichtlich technischer Belange zur Unterstützung der juristischen Vertreter des Investors.
D) Teilnahme an und/oder Überprüfung von Übergabe/n und Abnahme/n.
E) Teilnahme an und/oder Überprüfung von Nachabnahme/n.
F) Plausibilisierung der Wartungs-, Ver- und Entsorgungsverträge.
VI. Risikomanagement
A) Außerordentliche Mitteilung über Angelegenheiten zum Risikomanagement, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
B) Überprüfung des Konfliktmanagements.
VII. Versicherungen
A) Teilnahme an und/oder Überprüfung von Übergabe/n und Abnahme/n.
B) Außerordentliche Mitteilung über versicherungstechnische Angelegenheiten, welche sich negativ auf die Projektentwicklung und/oder dessen Investitionswert auswirken können.
VIII. Vermarktung
A) Dokumentation aller vorangegangener Schritte des Kapitels Vermarktung.
IX. Nachhaltigkeit
A) Feststellung des Status der Einhaltung rechtlicher Anforderungen im Hinblick auf Zertifizierung.
B) Kontrolle des finalen Energieausweises auf Abbildung des gebauten Gebäudes.
C) Überwachung der Terminschiene zur Einreichung bei der Zertifizierungsinstitution.
D) Nachverfolgung des Status der Konformitätsprüfung sowie Nachreichungen.
E) Feststellung von Abweichungen oder Feststellung der Konformität mit der EU-Taxonomie.
